Samarbejdsrum er GoPublics feature til lukkede rum, hvor members kan oprette rum, skrive og redigere beskeder, reagere, vedhæfte filer og dele mapper. 

Når featuren slås til, opretter systemet automatisk siden Samarbejdsrum under forsiden med det statiske modul CoWorkingSpace. Modulet ligger i sidens nederste felt, så I kan lægge en kort intro-tekst over selve oversigten.

Samarbejdsrum kan bruges på både intranet og et almindeligt website, så længe I bruger members og der er sat member-adgangsbegrænsning. Som minimum skal siden /samarbejdsrum være member-låst. Resten af sitet kan være åbent.

Forudsætninger

1. I har members og mindst én member-rolle. Uden roller kan featuren ikke slås til.
2. Member Login er slået til under Configuration, så members kan logge ind (siden Edit Member / /edit-member).
3. De member-roller, der skal ind, har adgang til siden Samarbejdsrum.

Trin 1. Slå Co-working Space til

1. Åbn Backoffice → Configuration på det site, rummene skal ligge på.
2. Find featuren Co-working Space.
3. Slå den til (Enable).
4. Systemet opretter og publicerer siden Samarbejdsrum under forsiden, sætter wide layout og giver alle member-roller adgang.
5. Siden får URL’en /samarbejdsrum og indeholder det statiske modul CoWorkingSpace.

I behøver ikke selv trække Comments eller Maps ind. Rummet er det statiske modul.

Trin 2. Slå Member Login til

1. I samme Configuration-mappe: find Member Login og slå den til.
2. Der oprettes siden Edit Member (/edit-member) med login-formularen.
3. Uden login vises member-login på samarbejdsrum-siden.

Trin 3. Log ind og opret et rum

1. Åbn /samarbejdsrum og log ind som member.
2. Oversigten hedder Dine samarbejdsrum. Tomme sektioner vises ikke. Har I ingen rum, står der kun: Du er ikke medlem af nogen samarbejdsrum endnu.
3. Klik + Opret nyt samarbejdsrum.
4. Giv rummet et navn.
5. Vælg hvem der skal have adgang:
   • Privat samarbejdsrum — Her kan I tilføje enkelte medlemmer fra listen over Members. 
   • Hele organisationen — Tilføjer alle members på sitet. I kan ikke invitere enkeltpersoner her, fordi alle allerede er med. Listen over dem, der har adgang vil automatisk følge jeres Members. 
   • Del af organisationen — Her kan I vælg én eller flere organisationskategoriseringer. Oven i dette er det muligt at tilføje enkelte medlemmer. Dele af organisationen, der er tilføjet via Members-kategorierne opdateres automatisk. De medlemmer, der er tilføjet enkelvis, skal man selv fjerne igen, hvis ikke de skal have adgang. 
6. Klik Opret samarbejdsrum.

Trin 4. Medlemmer og administratorer

1. Åbn rummet. Øverst ser I avatars og antal medlemmer.
2. På private rum og rum for del af organisationen vises Tilføj medlemmer. Søg med mindst 2 tegn (navn eller e-mail). Brug Vis flere, hvis listen er lang.
3. Opretteren bliver automatisk administrator. En admin kan gøre andre til admin (Gør til admin) eller fjerne rollen (Fjern som admin).
4. Den sidste administrator kan ikke træde tilbage, før en anden er gjort til admin.
5. Hvis admin stopper (Member udgår) og der ikke er andre administratorer, vil den automatisk blive tildelt til en anden i rummet. 
6. Kun administratorer ser menuen med Indstillinger og Slet.

Trin 5. Rum-indstillinger

I menuen (tre prikker) → Indstillinger kan en administrator:

• Ændre rummets navn.
• På rum for del af organisationen: ændre hvilke enheder der har adgang.
• Slå Aktiver beskeder til eller fra. Fra = Beskeder skjules og rummet består kun af filer. Eksisterende beskeder slettes ikke; de kommer tilbage, hvis I slår beskeder til igen.
• Slå Aktiver upload fra mediebibliotek til eller fra. Til = ekstra mulighed for at uploade filer direkte fra mediebiblioteket.

Slet ligger stadig i samme menu og kræver bekræftelse.

Trin 6. Beskeder, tråde og reaktioner

1. Fanen Beskeder er rummets feed (hvis beskeder er slået til).
2. Skriv i editoren nederst. I kan bruge fed, kursiv, understreget, lister, emoji, links og vedhæftning.
3. Tilladte filer: png, jpg, jpeg, pdf, doc, docx, xls, xlsx. Maks. 50 MB.
4. Klik Send. Vedhæftninger i et kladde forsvinder, hvis I forlader rummet uden at sende.
5. Forfatteren kan redigere sin egen besked. Ændrede beskeder markeres med redigeret. Kun forfatteren kan slette sin besked.
6. Åbn en tråd for at svare. Sæt emoji-reaktioner på beskeder.

Trin 7. Filer og mapper

1. Skift til fanen Uploads. Brødkrummen starter på Alle filer.
2. Brug + Tilføj til at uploade filer eller oprette mapper. Søg i filerne.
3. Klik på en fil for at forhåndsvise den. I kan også Download fil eller Åben i ny fane.
4. Slet fil på uploads-fanen er forbeholdt administratorer. Vedhæftninger på en besked kan slettes af den, der lagde dem op, eller af en admin.
5. Importér fra mediebibliotek er kun tilgængelig, hvis det er slået til under Indstillinger. Hvis man vælger en mappe, vil mappen blive oprettet samt alle de underliggende mapper og filer. Alle mapper og filer får de samme navne, som de fremgår i mediebiblioteket. 

Tjekliste før go-live

• Co-working Space er slået til, og /samarbejdsrum viser oversigten efter member-login.
• Member Login er slået til.
• De rigtige member-roller har adgang til siden.
• I har prøvet privat rum og organisationsrum (og evt. del af organisationen).
• I har tjekket administratorer, Indstillinger (beskeder til/fra) og at kun admin kan slette uploadede filer.
• Beskeder kan redigeres af forfatteren, og uploads/forhåndsvisning virker med de filtyper I skal bruge.
  
  

Test af Samarbejdsrum 

For at kunne teste rummet og dets funktionaliteter kræver det, at man logger ind som member med en rolle, der har adgang. Det pågældende member ser kun de rum, som man er tilføjet.